Politique de Confidentialité

1. Introduction

La présente Politique de Confidentialité décrit comment l’Association Initiative Hôpital Ami des Bébés – France (IHAB France) (ci-après « nous », « notre », ou « IHAB ») collecte, utilise, protège et partage vos informations personnelles dans le cadre de ses activités, et plus particulièrement avec la création d’un espace adhérent privé pour les établissements labellisés ou en démarche IHAB.

Nous sommes engagés à protéger la vie privée de nos membres, utilisateurs, donateurs et autres personnes avec qui nous interagissons, conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

2. Identité du responsable du traitement

Le responsable du traitement des données personnelles est : IHAB France

Adresse courriel : marie-anne.delmas@i-hab.fr

Contact : 06 95 08 44 14

3. Données personnelles collectées

Nous collectons les types de données personnelles suivants, selon les interactions avec vous :

Données administratives : Situation matrimoniale, curriculum vitae, fonction et rémunération, diplômes, carte grise et immatriculation du véhicule

Informations d’identification des personnes : Nom, prénom, civilité, profession, courriel, numéro de téléphone, signature, date et lieu de naissance, pièce d’identité, numéro de sécurité sociale, photos, vidéos.
Informations financières : Montant des financements perçus par les associations de service, groupes, fonds de dotation (Données rentrant dans la cadre de la déclaration de liens d’intérêts) ; dons et cotisations lors de l’adhésion ; coordonnées bancaires, déclaration publique d’intérêts IHAB.
Données de navigation : Adresse IP, identifiants cookies, pages visitées, comportement de navigation sur notre site internet.
Données de santé : statut de travailleur handicapé, arrêts maladie, avis de la médecine du travail, régime alimentaire, informations liées à l’accouchement
Autres : Toute autre information que vous nous fournissez volontairement (Statistiques d’alimentation annuelles, statistiques obstétricales annuelles, documents de travail propres aux établissements, résultats des enquêtes réalisées auprès des mères et autres audits, résultats des évaluations…)

Ces données sont obligatoires pour assurer le bon traitement de vos demandes. En cas de refus, vous ne pourrez pas bénéficier pleinement de nos services.

4. Finalités du traitement

Vos données sont collectées et utilisées pour les finalités suivantes :

Gestion des établissements en démarche ou labellisés : données administratives pour les activités de IHAB France.
Support et envoi de communications : newsletters, dossier de presse, invitations à des événements, communications institutionnelles, site internet, plaquettes d’informations, affiches, reportage presse, carte de vœux, diaporama d’information et de formation.
Gestion des dons et cotisations : traitement des paiements, délivrance de reçus fiscaux.
Amélioration du site web et services : analyse du comportement des utilisateurs pour améliorer nos services.
Respect des obligations légales : respect des obligations comptables, fiscales, ou autres obligations réglementaires.
Liens avec les institutions : transmission des statistiques aux organismes de Santé publique (Santé Publique France, ARS, réseaux de périnatalité…). Transmission des données statistiques à visée de recherche (thèses, mémoires…).
Veille sur les modes de financements et le respect du Code OMS : via la déclaration de liens d’intérêt transmise annuellement dès l’entrée en démarche IHAB.
Assurer l’accompagnement de la démarche IHAB : collecte et analyse des documents transmis par les services, formation IHAB pour les équipes en démarche.
Evaluation des équipes : questionnaires anonymisés des femmes enceintes, mères, et personnels de l’établissement. Collecte des réponses à visée analytiques et statistiques.
Assurer le suivi du label IHAB : collecte et analyse des statistiques obstétricales et d’alimentation des nouveau-nés annuellement, enquête auprès des mères anonymisée et audit, traitement des témoignages de parents.

5. Base légale du traitement

Le traitement de vos données repose sur les bases légales suivantes :

Consentement : Pour l’envoi de communications électroniques ou l’utilisation de vos données dans le cadre de nos activités, nous obtenons votre consentement explicite.
Contrat : Lorsque vous adhérez à notre association ou participez à nos événements, nous collectons vos données pour exécuter ce contrat.
Obligation légale : Nous pouvons être tenus de conserver certaines données pour des raisons fiscales ou légales ou pour satisfaire nos partenariats institutionnels.
Intérêt légitime : Pour améliorer nos services, gérer nos activités, et protéger nos droits et intérêts.

6. Partage des données avec des tiers

L’association IHAB France est destinataire de l’ensemble des données que vous nous transmettez.

Nous pouvons partager vos données personnelles avec les catégories de destinataires suivante :

Prestataires de services : prestataires techniques pour la gestion du site web, services Microsoft, systèmes de gestion des dons, gestionnaire de paie, service de signature électronique, prestataire d’hébergement, chargé de communication, etc.
Partenaires : Dans le cadre d’événements co-organisés ou de partenariats (transmissions des statistiques aux organismes de santé publique).
Autorités publiques et organismes sociaux : Lorsque la loi nous y oblige, nous pouvons être amenés à partager des informations avec des organismes gouvernementaux ou de régulation, commissaire aux comptes, administrations ou services publics
Membres de sociétés savantes et autres associations : dans le cadre du comité d’attribution du label IHAB
Etablissements labellisés ou en démarche IHAB : dans le cadre des témoignages de parents, partage de documents entre établissements adhérents
Usagers du site internet

Nous nous assurons que les prestataires avec qui nous travaillons respectent les mêmes règles de protection des données personnelles et n’utilisent pas les informations à d’autres fins.

7. Durée de conservation des données

Vos données sont conservées pendant les durées suivantes :

Données des membres adhérents et usagers des établissements adhérents : Conservées pendant la durée de l’adhésion, sauf obligation légale contraire.
Données en lien avec la gestion des ressources humaines : Conservées selon les durées de conservation légales et à défaut, au minimum 5 ans.
Données des bénéficiaires des formations : Conservées pendant 3 ans à compter de la fin de la formation.
Données des membres du comité d’attribution et de leurs suppléants : Conservées pendant 5 ans après la fin de leurs fonctions.
Données des donateurs et des partenaires financiers : Conservées pendant 6 ans après le don pour les donateurs, et pendant 1 an après la fin de la relation pour les autres partenaires financiers.
Données des partenaires institutionnels : Conservées jusqu’à 1 an après la fin de la relation
Données des membres du conseil d’administration et des membres actifs : Conservées jusqu’à la fin du mandat ou jusqu’à la démission, sauf pour les documents juridiques qui seront conservées pendant toute la durée de vie de l’association.
Données collectées dans le cadre des déclarations publiques d’intérêt : Conservées pendant 10 ans à compter du dépôt ou de la dernière actualisation
Données relatives aux communications électroniques : Conservées jusqu’au retrait de votre consentement.
Photos et vidéos : Conservées jusqu’au retrait de votre consentement
Données collectées dans le cadre de l’événementiel : Conservées jusqu’à 1 an après l’événement
Données de navigation : Conservées pour une durée maximale de 13 mois après collecte, conformément à la réglementation sur les cookies.

8. Sécurité des données

Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données contre toute destruction, perte, altération, divulgation ou accès non autorisé. Cela inclut l’utilisation de protocoles de chiffrement, de systèmes de pare-feu, et de procédures de contrôle des accès. Nous limitons l’accès à vos données aux seuls employés et sous-traitants qui en ont besoin dans le cadre de leur travail.

9. Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :

Droit d’accès : Vous pouvez demander l’accès à vos données pour savoir quelles informations nous détenons.
Droit de rectification : Vous pouvez demander à corriger toute donnée personnelle inexacte.
Droit à l’effacement : Vous pouvez demander la suppression de vos données dans certaines conditions (par exemple, lorsque les données ne sont plus nécessaires).
Droit à la limitation du traitement : Vous pouvez demander que vos données soient conservées mais non utilisées.
Droit à la portabilité des données : Vous pouvez demander à recevoir vos données dans un format lisible pour les transmettre à un autre service.
Droit d’opposition : Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données, notamment pour des raisons liées à votre situation particulière ou pour des traitements liés à des communications marketing.

Pour exercer ces droits, contactez-nous à l’adresse suivante : marie-anne.delmas@i-hab.fr

Nous nous engageons à répondre à votre demande dans un délai d’un mois.

10. Cookies

Notre site utilise des cookies pour améliorer votre expérience utilisateur. Vous pouvez choisir d’accepter ou de refuser les cookies via le bandeau d’acceptation des cookies sur notre site. Pour plus d’informations, consultez notre Politique de Cookies.

11. Transfert des données hors de l’Union Européenne

Vos données personnelles ne seront pas transférées en dehors de l’Union Européenne sans garanties appropriées, conformément aux exigences du RGPD. Si cela est nécessaire (par exemple, en cas d’utilisation de prestataires non européens), nous mettrons en place des clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne.

12. Modifications de la politique de confidentialité

Nous nous réservons le droit de modifier cette Politique de Confidentialité à tout moment. Toute modification sera publiée sur cette page et, si nécessaire, vous en serez informé par e-mail. Veuillez consulter régulièrement cette politique pour rester informé de nos pratiques en matière de protection des données.

13. Contact

Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant cette Politique de Confidentialité, ou si vous souhaitez exercer vos droits, vous pouvez nous contacter à :

Initiative Hôpital Ami des Bébés – France (IHAB France)

E-mail : marie-anne.delmas@i-hab.fr

Téléphone : 06 95 08 44 14

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits « Informatique et Libertés » ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL.